Skutecznie niszczenie dokumentów wymaga wiedzy i przemyślanego planu. Konieczny będzie także dostęp do fachowego sprzętu. Ze szczególną ostrożnością powinniśmy traktować taki proces jak niszczenie dokumentacji z danymi osobowymi.
Co właściwie oznacza skutecznie niszczenie dokumentów?
Gdy mówi się o rzetelnej, skutecznej utylizacji, przeważnie ma się na myśli osiągnięty efekt. Z dobrze zniszczonych akt nie da się odzyskać informacji w żaden sposób, toteż wszystkie dane, również te najbardziej wrażliwe – dane osobowe – pozostają tajne.
Warto wiedzieć, że nie wszystkie metody, pozwalające na niszczenie dokumentacji, zapewniają pełną skuteczność. Należy zdawać sobie sprawę z pewnych ograniczeń technologii, którą wykorzystujemy w procesie. Przykładowo – firmowe niszczarki mogą przetworzyć akta w dużym stopniu, ale czasem nie jest on wystarczający by całkowicie pokrzyżować plany osobie, próbującej wykraść dane. Historia uczy nas, że taki scenariusz jest prawdopodobny.
Bezpiecznie niszczenie dokumentów firmowych z danymi osobowymi – co jeszcze ci to utrudnić?
Bywa, że problemy tkwią nie tylko w stosowanej technologii, ale także w tym, jak planujemy proces. Bezpieczne niszczenie dokumentacji oznacza skonstruowanie odpowiedniego stanowiska pracy. Musi być odseparowane od osób, które nie mogą zapoznać się z treścią dokumentów. Jak łatwo się domyślić, nie w każdej firmie jest to możliwe.
Niszczenie dokumentów firmowych może utrudnić także pośpiech. No naturalne, że chcemy jak najszybciej uporać się z tym zadaniem i zająć się innymi obowiązkami. Niestety, chociaż jest to czynność monotonna i prozaiczna, nie należy się przy niej śpieszyć. Brak dokładności może doprowadzić do przeoczeń. Bywa, że te powodują poważne problemy, np. konsekwencje zniszczenia nieprawidłowego dokumentu, który nie powinien być jeszcze zutylizowany przez jakiś czas.
Postaw na stuprocentowe bezpieczeństwo i zdecyduj się na niszczenie dokumentów z ekspertami?
Dobrze przygotowani usługodawcy:
- dysponują doskonale zabezpieczonymi obiektami
W ten sposób żadna niepowołana osoba nie zyska dostępu do naszych akt;
- mogą pochwalić się certyfikatami i stosują normy, stanowiące potwierdzenie ich kwalifikacji
Takie skuteczne niszczenie dokumentów oferuje m.in. firma Destroy&Recycling.
- mają doświadczenie i mogą przedstawić referencje
W efekcie wybierając takie przedsiębiorstwo możemy czuć się naprawdę bezpieczne.
- proponują także inne usługi związane z obsługą dokumentacji
Mowa np. o archiwizacji czy o przechowywaniu akt.
Niszczenie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorstwa. Chociaż RODO nie nakłada na nas obowiązku korzystania z pomocy profesjonalnej zewnętrznej firmy, zdecydowanie warto rozważyć właśnie taką pomoc. To właściwie jedyna droga postępowania, która pozwoli nam w pełni wykorzystać możliwości, oferowane w tej branży i cieszyć się bezpieczeństwem, gwarantowanym przez nowoczesne, zaawansowane technologie.