Utylizacja dokumentów biurowych – na co zwrócić uwagę?

Utrzymywanie porządku w dokumentacji biurowej jest odpowiedzialnym zadaniem, wymagającym uwagi i dokładności. Jeden z kluczowych elementów dla utrzymania właściwej organizacji firmowych akt stanowi utylizacja dokumentów, które nie są już wykorzystywane. Proces ten powinien być wykonywany zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnym – w przeciwnym razie to przedsiębiorstwo poniesie konsekwencje związane z zaniedbaniami.

Utylizacja dokumentów – po jakimi czasie niszczyć zgromadzone dane?

Przestrzeganie terminów, w jakich powinno odbyć się utylizacja dokumentów jest niezwykle ważne. Kodeks pracy oraz rządowe ustawy szczegółowo określają czas, w którym należy pozbyć się poszczególnych rodzajów firmowych akt, takich jak:

• dokumentacja księgowa,
• dokumentacja medyczna,
• dokumenty kadrowo-płacowe.

Regulacje dotyczące terminów utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe można znaleźć w przepisach RODO. W ich wyniku firmy zobowiązane są do przechowywania danych osobowych nie dłużej niż jest to niezbędne, a póżniej zniszczyć je tak, by stały się niemożliwe do odczytania, odtworzenia i ponownego wykorzystania.

Jak nie powinno utylizować się dokumentów biurowych?

Choć w prawnych przepisach znajdują się dokładne wytyczne dotyczące terminów utylizacji dokumentów, nie wskazuje się w nich konkretnych metod ich zniszczenia. Utylizacja akt może zostać przeprowadzona wewnątrz firmy, przez jej pracownika. W wielu przypadkach okazuje się to jednak problematyczne. Jak ma przebiegać taka utylizacja, aby informacje zostały całkowicie zniszczone i nie dostały się w niepowołane ręce? Porwanie lub pocięcie kartek nożyczkami może być niewystarczające. Użycie biurowej niszczarki do papieru będzie z kolei nieefektywne, gdy zniszczenia wymaga duża ilość dokumentów.

Jak przygotować się do utylizacji dokumentów przez firmę zewnętrzną?

Utylizacja akt wykonana przez firmę profesjonalnie świadczącą takie usługi gwarantuje skuteczne pozbycie się dokumentów z zachowaniem wszystkich zasad. Aby współpraca z takim podmiotem przebiegła bez zakłóceń, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Utylizacja dokumentów – niezbędne certyfikaty

Przed zleceniem niszczenia dokumentów zewnętrznej firmie, należy upewnić się, czy posiada ona certyfikaty i uprawnienia, które pozwalają jej świadczyć takie usługi zgodnie z prawem. Należą do nich:

• ISO 27001 – certyfikat bezpieczeństwa informacji,
• ISO 9001 – norma zarządzania jakością w organizacji,
• DIN 66399 – norma wyznaczająca wymogi bezpiecznej utylizacji dokumentów.

Przebieg procesu utylizacji dokumentów

Zlecając utylizację zewnętrznej firmie, warto mieć na uwadze, że prawne wytyczne mają zastosowanie nie tylko do samej czynności niszczenia dokumentów, ale również do ich odbioru i transportu. Dokumentację, która ma zostać zutylizowana powinno przewozić się odpowiednio zabezpieczoną. W tym celu firmy utylizujące korzystają ze specjalnych pojemników z plombami. Wykonawca zlecenia ma obowiązek wydać potwierdzenie odbioru takich pojemników, a po zakończeniu utylizacji dostarczyć poświadczenie o jej zrealizowaniu. Firmą, która profesjonalnie zajmuje się utylizacją dokumentów jest np. Rhenus-Data.