Czy pomoc w archiwizacji firmowych dokumentów jest potrzebna?

Pewne zadania możemy skutecznie zrealizować samodzielnie. Część natomiast bardziej opłaca się zlecić na zewnątrz. Do której z tych kategorii zalicza się archiwizowanie dokumentów? Dowiedz się, jakie kompetencje trzeba mieć, żeby odpowiednio zająć się tym obowiązkiem, zadbać o bezpieczeństwo oraz porządek w zbiorach firmowych.

Archiwizacja dokumentacji – co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się przeprowadzić ją samodzielnie?

O tym procesie możemy mówić wtedy, gdy akta są uporządkowanie zgodnie z konkretnymi regułami. Archiwizacja danych wiąże się m.in. nadaniem dokumentacji terminów przechowywania oraz z ewentualnych brakowaniem akt (ten etap dotyczy dokumentów, których okres przechowywania dobiegł końca). W praktyce jednak eksperci, działający w tej branży, np. EkoAkta, wykonują wiele innych obowiązków – m.in. digitalizację i niszczenie akt. Oprócz tego ich oferta obejmuje także przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

Podmioty, które chcą samodzielnie realizować to zadanie, muszą dysponować wiedzą na temat:

  1. kwalifikacji akt;
  2. opracowania dokumentacji;
  3. porządkowania
  4. oznaczenia akt;
  5. archiwizacji;
  6. brakowania.

Większość przedsiębiorstw, co całkowicie zrozumiałe, nie ma na tym polu doświadczenia. Brak wprawy często oznacza większe ryzyko błędów. Na szczęście archiwizacja danych może zakończyć się sukcesem. Taki rezultat osiągniemy, gdy wybierzemy usługi archiwizacyjne.

Archiwizacja dokumentów i akt – jak wybrać usługodawcę?

Zanim nawiążemy współpracę z konkretną firmą, przekonajmy się, czy usługi archiwizacyjne przebiegają zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. Możemy zweryfikować także, jacy klienci do tej pory wybrali archiwizowanie akt u rozważanego przez nas wykonawcy. Solidny research może tu być kluczowy i warto spędzić nad nim trochę czasu, bo może zakończyć się nawiązaniem satysfakcjonującej współpracy na wiele lat.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *